In de strijd om talent is het extra belangrijk dat je de medewerkers die je aantrekt, weet te behouden. Een goede onboarding is daarom belangrijk. Hoe richt je dat in?
Waarom is een goede onboarding belangrijk?
Een goede onboarding lijkt een enorme open deur om medewerkers te behouden, maar de praktijk wijst uit dat dat nog niet bij elk bedrijf vanzelfsprekend is. “Ik was laatst bij een organisatie waarbij de nieuwe collega werd verwelkomd in een leeg kantoorpand”, vertelt organisatiepsycholoog Kilian Wawoe. “Je kunt je voorstellen hoe zo iemand zich voelt.”
Onderzoeken van een paar jaar geleden wijzen uit dat maar 12 procent van de nieuwe werknemers echt blij is met het onboardingsproces (Gallup). En dat 22 procent van het personeelsverloop gebeurt in de eerste 45 dagen dat iemand er zit (The Wynhurst Group). Ondanks dat de onderzoeken een paar jaar oud zijn, schatten HR- en onboardingspecialisten de cijfers vandaag de dag niet anders in.
Dat terwijl een goede onboarding ervoor zorgt dat medewerkers sneller productiever zijn en ook langer blijven. Dat scheelt het bedrijf tijd en geld.
De bouwstenen van een goede onboarding
Een goed onboardingsplan hebben, betaalt zich dus uit. Wat het beste onboardingspad is, verschilt per bedrijf en functieniveau. De een werkt met een 30-60-90-dagenplan, de ander met gamificatie.
Maar hoe je het pad ook uitstippelt, een succesvolle onboarding bevat wel een paar overeenkomstige elementen. De bouwstenen hiervoor kwamen ruim tien jaar geleden van Talya Bauer, onderzoeker en docent aan de Amerikaanse Purdue-universiteit en gespecialiseerd in onboarding. Haar bouwstenen worden door veel onboardingspecialisten als uitgangspunt gebruikt.
Wat zijn die bouwstenen? Het zijn verkort de vier c´s gaan heten, die staan voor de Engelse termen compliance, clarification, culture en connectie. Later heeft ze daar nog twee c’s aan toegevoegd: confidence en checkback. Deze begrippen komen in alle fases van het onboardingsprogramma terug.
HR maakt de structuur van het programma, waarbij de vier of zes c’s worden uitgewerkt
Hoe ziet dat in de praktijk eruit? Onboardingspecialisten Victor Romijn en Bianca Weijers geven aan de hand van de zes c’s handvatten. Romijn werkt bij onboardingsplatform Appical en Weijers werkt al ruim 45 jaar in de HR-branche en heeft nu haar eigen onboardingsapp Succesful@work gelanceerd.
HR heeft een belangrijke rol bij het onboardingsplan. “HR maakt de structuur van het programma, waarbij de vier of zes c’s worden uitgewerkt”, zegt Weijers. In dat plan wordt ook uitgewerkt wie wat gaat doen, want ook de manager, het team en een buddy hebben een belangrijke rol bij de onboarding.
Compliance – de basis moet op orde zijn
Dit onderdeel gebeurt voornamelijk in de pre-onboardingfase – de fase voordat de medewerker begint. Het zijn namelijk alle praktische zaken die je vooraf kunt regelen: het opstellen van het arbeidscontract, loonheffingsformulier, toegangspas, laptop, benodigde software, e-mailaccount, telefoon en (indien nodig) het aanvragen van een VOG.
En er is nog meer wat je van te voren kunt regelen, zoals het toesturen van de veiligheidsinstructies, privacybeleid, dresscode, online etiquette (hoe vergaderen we online, met of zonder video, is er een voorzitter, et cetera) en HR-zaken. Of een training over hoe hij straks moet omgaan met vertrouwelijke gegevens. “Bied dit op een leuke manier aan”, tipt Romijn. “Dus niet met allerlei toetsen, maar maak het interactief, met een video, of een quiz.”
Tip voor HR
Maak van een lijst met de zaken die je kunt regelen voordat de nieuwe medewerker komt.
Connection – verbinding maken
Warm welkom
Een deel hiervan gebeurt vooraf en een deel in de eerste werkweek. Zo hoeft het warme welkom niet te wachten tot de eerste werkdag. Sterker nog, het is beter om de band die is gecreëerd tijdens de sollicitatie verder aan te halen. “Je kunt een welkomstpakket, een kaartje of een video sturen en teamleden kunnen alvast via LinkedIn connecten”, zegt Weijers. Dan komt de nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag niet koud binnen, maar kent hij al een paar gezichten.
Romijn: “Je hebt als nieuwe medewerker minder stress als je bij binnenkomst al wat van het bedrijf weet en een paar mensen kent.” Daarbij is het belangrijk dat op er op de eerste werkdag iemand is om hem te ontvangen, dat hij is aangemeld bij de receptie en dat het hele team op de werkvloer is. “De eerste paar minuten zijn belangrijk over hoe hij zijn dag ervaart”, zegt Weijers. “Hierbij moet het team en de manager worden betrokken, zij moeten actief meewerken aan de kennismaking.”
Wijs een buddy aan
Onderzoek toont aan dat medewerkers die zich verbonden voelen met hun collega’s, meer betrokken zijn bij de organisatie, zich veilig voelen en daardoor ook beter presteren. Maar hoe zorg je ervoor dat iemand onderdeel wordt van het team? “Wat vaak helpt is een buddy aanwijzen”, zegt Romijn. Een buddy is iemand waar geen machtsverhouding mee is en als vraagbaak fungeert. De buddy helpt de nieuwe collega op weg in de organisatie, bijvoorbeeld bij het meegeven van de ongeschreven regels, de manier van werken. “Het is iemand waar hij periodiek mee praat”, zegt Weijers. Hoe vaak en hoeveel weken hangt af of iemand junior of senior is. “Een buddy checkt informeel hoe het met de nieuwe collega gaat. De nieuwe collega kan er alles mee bespreken, wat hij raar vindt in de organisatie of waar hij tegenaan loopt”, zegt Weijers.
Romijn en Weijers adviseren om altijd een buddy aan te wijzen, ongeacht de leeftijd of functie. Je kunt het wel anders noemen als het gaat om iemand in een hogere functie; een coach, mentor of de secretaresse die precies weet hoe de hazen lopen.
Netwerk opbouwen
Het is voor de nieuwe collega ook goed om naast zijn buddy en teamleden een netwerk in het bedrijf op te bouwen. Een klant van Appical doet dat door iemand de eerste dag op te laten trekken met collega’s die dezelfde interesse hebben en de tweede dag met mensen die ongeveer even ver zijn in hun carrière. Weijers tipt om kennismakingsgesprekken in te plannen met de informele leiders, de medewerkers die de waardes van het bedrijf ademen, die inspirerend zijn of voorop lopen. “De nieuwe medewerker kan daarvan leren”, zegt Weijers.
Tip voor HR
Denk van te voren na aan wie je je nieuwe medewerker wilt koppelen; iemand uit hetzelfde team of iemand met dezelfde interesses? Daarnaast kan HR ervoor zorgen dat de leidinggevende kennismakingsgesprekken inplannen.
Clarification – duidelijkheid scheppen, verwachtingsmanagement
In de eerste werkweek is het zaak om de verwachtingen over en weer helder te krijgen. Romijn: “Leg goed uit wat hij de eerste week en de eerste maand gaat doen, wat de doelstellingen zijn en wanneer je succesvol bent.” Je gaat dus iets uitleggen over het bedrijf, de strategie, de missie en visie, welke teams er zijn, wie waar verantwoordelijk voor is en wat de verwachtingen zijn. “Dat gaat wat mij betreft twee kanten op”, zegt Romijn. “Wat het bedrijf van hem verwacht en wat hij van het bedrijf verwacht.”
Het weten van het gezamenlijke doel helpt de medewerker bij het opstellen van zijn eigen doel. “Maar ook het weten van de persoonlijke doelen van zijn collega’s kunnen daarbij helpen”, zegt Weijers. “Op die manier kunnen ze beter samen naar één doel werken.”
Tip voor HR
Definieer vooraf missie, visie, doel, taakomschrijving, teamrollen, processen en werkcultuur en denk na over hoe je dit gaat overbrengen. Belangrijk is dat de informatie en werkdruk wordt gespreid. “Je moet iemand de tijd geven om te landen en langzaam meenemen in de werkdruk”, zegt Weijers. “Als je dat niet goed doet, is degene zo weer weg.”
Culture – laat de cultuur op de werkvloer zien
De cultuur wordt door verschillende elementen gevormd, schrijft Bauer in haar onderzoek: bedrijfsgeschiedenis, rituelen, bedrijfsbeleid, prestatiebeheer, verhalen en door bijeenkomsten met directe leidinggevenden, collega’s en teamleden van andere afdelingen.
Hoe breng je dit over op je nieuwe medewerker? Je kunt daar al mee beginnen voordat iemand start. Je kunt in de vacature of bij het eerste sollicitatiegesprek beschrijven hoe iemands dag eruit ziet. Hoort daar een gezamenlijke lunch bij of werkt iedereen door? Dit kun je ook overbrengen via een video. “Met zo’n beschrijving krijgt iemand een beeld van het bedrijf en kan hij voelen of hij bij die cultuur past”, zegt Romijn. Je kunt daarbij vertellen wat jullie doen met verjaardagen, hoe je omgaat met medewerkers waarvan het kind ziek is of er teamuitjes zijn en hoe successen worden gevierd.
Bij het tekenen van het contract kun je een rondje door het bedrijf lopen, zodat de nieuwe collega kan zien hoe het pand eruit ziet en welke mensen er werken.
En net zoals je in de eerste werkweek vertelt over de missie en visie, kun je ook het oprichtingsverhaal vertellen van het bedrijf.
Tip voor HR
Zet het oprichtingsverhaal van het bedrijf op papier, net zoals jullie cultuur. Bedenk vervolgens hoe je dit gaat uitdragen en op welke momenten tijdens de onboarding.
Confidence – (zelf)vertrouwen geven
Zelfverzekerde werknemers zijn productiever. Het starten bij een nieuwe baan brengt veel onzekerheid met zich mee. Hoe kun je er dan toch voor zorgen dat de nieuwe collega zelfverzekerd van start gaat?
Bij deze c komen verschillende bouwstenen samen. Vertrouwen bouw je op door voordat iemand start al kennis te laten maken met het bedrijf en zijn nieuwe collega’s. Door te zorgen dat hij altijd bij iemand terecht kan met al zijn vragen (connection). Door duidelijkheid te geven wat er wordt verwacht, wat de doelen zijn en de missie is. Maar nog belangrijker: door haalbare doelen te geven en de werkdruk te spreiden (clarification). Geef constructieve en oprechte feedback, laat de medewerker weten dat hij er toe doet en vier successen.
Tip voor HR
Bespreek met de teamleider van te voren wat de nieuwe medewerker op de eerste dag, in de eerste week, kan gaan doen en hoe de werkdruk gespreid kan worden. Dit kan ook in een 30-60-90-dagenplan of in een honderddagenplan.
Checkback – evalueren
“Je wilt dat er regelmatig overleg is, evaluatiemomenten en check-ups met de medewerker”, zegt Weijers. Wat Romijn betreft gaat ook dit weer twee kanten op: van medewerker naar werkgever en andersom. “Daarom moet je ervoor zorgen dat medewerkers zich veilig voelen om feedback te geven”, zegt hij. “Als je iets uitvraagt, geef daarbij aan wie het allemaal te lezen krijgt, dat heeft invloed op wat iemand invult.”
Dergelijke evaluatiemomenten kun je alvast inplannen. Plan bijvoorbeeld na dertig dagen een proeftijdgesprek in, waarin je vraagt of degene voldoende ondersteuning heeft gehad, of er nog vragen zijn, wat er goed ging en wat er niet goed ging. Dit is voor jezelf ook een belangrijk leermoment voor de volgende keer.
Tip voor HR
Plan alvast evaluatiemomenten in met de nieuwe medewerker, of zorg ervoor dat de leidinggevende dit doet. Vertel de medewerker wat je bij de evaluatiemomenten van hem wilt weten. Blijf dit ook doen als de nieuwe medewerker niet meer nieuw is. Dergelijke checkback-momenten zijn met alle medewerkers belangrijk.
Let op! Onboarden is niet hetzelfde als inwerken
“Er is een belangrijk verschil tussen inwerken en onboarden”, zegt Weijers. Het inwerken is de praktische kant, waarbij de nieuwe collega bekent raakt met de werkzaamheden en hoe hij dit kan uitvoeren. Inwerken vereist maatwerk. Het is specifiek gericht op de functie en taken van de nieuwe medewerker.
Onboarden is breder dan dat. Bij onboarden maakt de medewerker kennis met missie, visie, normen en waarden, cultuur en wederzijdse verwachtingen. Alle c’s dus die eerder in het artikel aan bod zijn gekomen. Een goed onboardingsproces kun je standaardiseren, zodat je het wiel niet voor elke nieuwe medewerker opnieuw hoeft uit te vinden. En het zorgt ervoor dat je niks over het hoofd ziet.
Bron: https://www.pwnet.nl/42649/een-goede-onboarding-werk-met-de-vier-cs