Hoe kun je als team optimale resultaten boeken en wat heb je daarbij nodig? Het antwoord op deze vraag kun je bepalen door een aantal leidende principes te formuleren.
Het droombeeld van samenwerken:
Je brengt geweldige opdrachten tot een magnifiek einde omdat je als een hecht team samenwerkt, met superfocus én genoeg tijd om jullie doelen te halen. Het team floreert. Jullie behalen optimale resultaten.
Hoe het in de praktijk vaak gaat:
De ene afleiding volgt op de andere, stoorzenders ontnemen het zicht op prioriteiten, doelen veranderen onderweg, er is sprake van onduidelijke communicatie, vage doelstellingen, schuivende deadlines. Een vertroebeld proces. Er komt van alles tussendoor.
Terug naar de tekentafel
Als je het gevoel hebt dat je alles er altijd maar ‘naast’ of ‘bij’ moet doen op het secretariaat, dan zit je niet op het goede spoor. De realiteit haalt de droom in. Terug naar de tekentafel dus. Het is tijd om de samenwerking opnieuw vorm te geven met de zes leidende principes voor productief samenwerken.
Het antwoord op deze vraag kun je als team het best zelf bepalen. Géén algemene regels dus, maar wel een ‘leidend principe’. Bijvoorbeeld: werk is niet iets waarvoor je per se naar kantoor komt. Of: effectiviteit meten we niet af aan zichtbaarheid of aanwezigheid, maar aan output. Resultaat dus. Keuzevrijheid voor het team vergroot juist de effectiviteit.
6 leidende principes
Om effectief te werken en optimale resultaten te behalen, kun je denken aan afspraken over hoe vaak je als team met elkaar wilt afstemmen, zowel online als offline. Wat daarvoor de meest geschikte momenten zijn. Maar ook wanneer er tijd wordt ingepland om ongestoord te kunnen werken. Geplande focusmomenten dus. En je maakt meetbare resultaatafspraken: ‘over een week lever je x op’. Dit zijn de zes principes om te bespreken met elkaar.
1. Wat moet ik nu doen?
Welke werkzaamheden ga je doen en waar kun je die het best uitvoeren? Je bekijkt welke taken je solitair kunt doen en bij welke taken je moet samenwerken.
En waar kan ik dat het beste doen? (Op kantoor, waar je meer afleiding hebt? Of wil je graag focustijd zonder afleiding? Dan ben je veel sneller klaar. Dat kan thuis zijn op de bank, in je werkkamer of in je favoriete koffietent.)
Dat betekent ook: prioriteiten stellen. Je prioriteiten zijn altijd gekoppeld aan doelen van je manager of afdeling. En je kent de doelen van het team secretariaat. De taken waaraan je gaat werken, helpen je om de doelen van je manager én van jezelf of het secretariaat te bereiken.
2. Solitair of samen; wat kan asynchroon en wat moet synchroon?
Als je met je team hebt bepaald bij welke taken jullie elkaar nodig hebben, dus waaraan je samenwerkt, dan start de verdieping. Bespreek voor welke samenwerktaken het nodig is om mét elkaar op hetzelfde moment samen te werken. Synchroon dus. De taak staat centraal. De locatie volgt. Werk je synchroon, op hetzelfde moment of asynchroon, op voor momenten die voor ieder teamlid het best passend zijn?
Bij synchroon werken spreek je met elkaar af welke plek daarvoor het best past. De locatie kan dus ook verschillen: thuis, kantoor, extern, wandelend? Er is veel mogelijk. Bedenk dat de plek werkt als inspirator.
3. Productiviteit verhogen door focustijd
Wil je geconcentreerd werken zonder afleiding, dan heb je focustijd nodig. Zonder jezelf af, zodat je je echt kunt verdiepen in een lastige taak. Dan werk je veel effectiever en kost het je veel minder energie.
Zet de focustijd in je agenda, zodat voor iedereen zichtbaar is wanneer je wel en niet bereikbaar bent. Spreek dit af met alle leden van je team. Je zult merken dat de productiviteit met sprongen vooruitgaat.
Urgent of belangrijk?
Loop je al over als je je takenlijst ziet? Een vuistregel: belangrijke zaken gaan boven urgente zaken! De Amerikaanse generaal en president Eisenhower zei ooit: “Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent.” Met andere woorden: plan belangrijke zaken zó in dat je er tijdig aan werkt (en ze dus niet urgent worden). Wanneer belangrijke zaken plots urgent worden, heeft iemand anders vaak de prio’s niet op orde. Hierop kun je de ander aanspreken.
Zeg bijvoorbeeld: “Ik merk dat jij vaak met deadlines werkt en dat dat stress geeft. Zullen we samen kijken of we voor meer rust in je werk kunnen zorgen?” Het mes snijdt zo aan twee kanten. Je neemt de belangrijke zaken door. Prioriteiten komen op orde. Je kent de planning van de ander kunt daar rekening mee houden in je eigen werk.
4. Aandacht voor communicatie
Als je elkaar niet elke dag meer ontmoet op kantoor, dan is het extra belangrijk om afspraken te maken over hoe je de communicatie efficiënt inricht. Welke tools gebruiken jullie om contact te houden, welke om elkaar te informeren? Hoe breng je iemand op de hoogte die niet bij een vergadering aanwezig kon zijn? Nemen we de videocall op? Maken we een mindmap? Maken we notulen of een takenlijst? Waar plaatsen we deze documenten? Binnen hoeveel tijd moeten we reageren op posts, chats of mails?
Dit pakt per team heel verschillend uit. Breng het in kaart, dit is jullie digitale etiquette.
5. Verbinding maken en houden
Als meerdere mensen samenwerken aan een doel, als onderdeel van een team, een collectief, dan bereik je samen meer dan alleen. Niets is zo fijn als je sociale netwerk voelen, collegialiteit en teamgeest ervaren. Wederzijds vertrouwen en respect geven je een positief gevoel. De verbinding tussen collega’s is ook goed voor het stimuleren en laten stromen van creativiteit. Niet alleen wil je werkdoelen halen, maar ook de sociale band aanhalen. Maak daarom ook afspraken over wanneer jullie samen wíllen komen, juist vanwege de verbinding.
6. Aandacht voor vitaliteit
De plek waar je werkt, heeft grote invloed op je. Van anderhalf uur filerijden wordt niemand vitaler. Voor je solitaire en asynchrone taken ben jij degene die de best passende werkplek bepaalt. Zo bespaar je reistijd en frustratie. Belangrijk om dan ook rustmomenten te plannen, te zorgen voor goede hydratatie door genoeg te drinken, voldoende te bewegen en op tijd te eten.
Bron: Managementsupport https://www.managementsupport.nl/20542/6-leidende-principes-voor-het-nieuwe-samenwerken